メール返信と業務効率化は早めにしたほうが良い件

こんにちは、諌山（いさやま）です。

たまってくるメールへの対処と、業務の効率化について少し述べてみたいと思います。

なんだか、メールがたまってくる

今年も３月末が近づいてきました。

みなさま仕事を年度内に終わらせたい事情をお持ちなのでしょう。
だんだんと、お客様からのお問い合わせが多くなってきました。

うっすらヒマな日々を過ごしている当事務所でもやることが多くなってくると、やっぱり終わっていない業務が徐々にたまってきます。

作業的なものは爆速で手を動かして終わらせることもできますが、その一方で、処理が詰まりがちなものがあります。

それはメールの返信です。
メールで業務に関する質問や見積もり依頼などをいただきます。

回答に少し考えをまとめる必要があったり、ちょっとした調べごとが必要になる場合があり、そのような内容だとお返事も遅れがちになることがあります。

メール返信が遅いのはよくない

メールを送った側の人は、メールを送信したことをもちろんはっきりと覚えています。

特に仕事に関するメールを送ったことを忘れている人には、めったにお会いしたことがありません。

もし、相手がメールを送ったことを忘れているのでしたら、こちらの返信がその相手にとって遅いのではないか？と疑った方がいいと思います。

つまり、相手が忘れてしまうくらい時間が経ってから返信しているのではないか？そのように疑った方がいいのではないでしょうか。

そして、メール送信者のほとんどは、相手方からお返事が返ってくることを首を長くして待っています。

ちょっと時間が経ってから、返事のメールを書いていたところ、先方からあらためて電話をいただくことがあれば、これは要反省かもしれません。

「メールいただきました」のメールを送る

メールがきてすぐに適切な回答ができないのでしたら、少なくとも「メール受け取りました。お返事まで少しお待ちください。」的なメールを１通送っておくのがいいです。

優先度が高く、手を離せない仕事に取りかかっているときにも、これは有効な方法だと思います。

相手もリアクションがあったことに少しは安堵するのではと思います。

先に業務の効率化をしておく

日頃から業務を効率化していくことも大切だと思います。

忙しい時期にアップアップになってしまう前に、業務で使う道具（PCやそこに入っているソフト）や、作業手順の中で無駄や冗長になっていることはないか、見つけて改善していくことです。

私のような自営業は、この「ひとり改善活動」をやってみて、自分の使える時間を増やして、他の業務に振り向ける時間を増やしておくのです。

ひとり改善活動の具体例

• 動きが重いポンコツPCにおさらばして、新しいPCに入れかえる。
  
• 業務用ソフトを導入して定型作業を爆速化する。
  
• よく使いそうな文面や表をあらかじめテンプレート化する。
  
• 深い考えもなく今までやっていた作業の中で、ほぼ不必要な「バカていねい」な作業がなかったか見直す。
  
• 使わない書籍や資料を処分して保管スペースを確保する。
  
• 物理的に仕事がしやすいように、デスク上などのワークスペースをきれいに片付ける。

などなど。

若干、思いつくままになってしまいましたが、いろいろできそうです。

まとめ

私の考えをまとめてみます。

• メールの返信を早くする（相手は待っている）
  
• 返答がすぐにできないのでしたら「メールが届きました」メールを送る（とりあえず安心）
  
• あらかじめ、業務の中から効率化できるところを探して改善する（忙しくなる前に）

今回は、私の心の中の声から、振り返りの文章を書いてみました。

最後までお付き合いくださいましてありがとうございました。

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