仕事への集中を中断させないための対処法【自分自身が時間ドロボウかも】

時間ドロボウ

「仕事をしているのに、いろいろ途中で他の用事が割り込んできて、時間がどんどん過ぎていく、、、たいして仕事が進んでいないのに、もう夜になってしまった。なんとかならないかなあ。」

こんなお悩みがありましたら、下記の記事をお読みいただくと役立つと思います。

この記事を読んで得られるもの

集中したい時間を確保するための対処法がわかります。

素早く一つの仕事を終えることで、次の仕事への取り掛かりを早くすることができるようになります。

残業をなくして、自分が自由に使える時間を増やしましょう。

この記事の筆者について

こんにちは諌山(いさやま)です。

今年で事務所を開業して10年目になりました。(執筆時現在)

自分で事務所をやっていると、時間の管理が重要だと日々感じています。ベタな表現になりますが、まさに「時は金なり」です。

もくじ

さっそくですが、それぞれの項目について解説していきたいと思います。

営業電話

営業電話には淡々と対処して、こちらの時間と気力を使わないようにすることです。

断りの文句をその場で考えて対応するなんて完全にムダです。こんなことでアタマを消耗するなんてもったいない。

営業電話だとわかった瞬間に、速攻で電話を切りましょう。

ところで、最近多い営業電話の内容ですが、電話がかかってきて私が出ると、最初に社名を告げた後に、いきなり質問をしてくるものがあります。

たとえば、「〇〇の集客についてご興味をお持ちでしょうか?」といったものです。
この「〇〇」の部分には、当方が取り扱っている商品が入ります。

ですので興味が出ないわけではないのですが、この手の電話は、この時点で普通のお問い合わせではなく、営業電話であることは確定していますので、用件の中身は一切聞かずに、「営業電話はお断りしています。」と言ってすぐに電話を切っています。

長々と営業トークを聞かされる前に、とにかく短時間で淡々と対処してアタマと時間を使わない方法がおすすめです。

書留郵便

郵便の話になりますが、送るのも受けるのもポストインの郵送方法がおすすめです。

受け取りにサインが必要な郵便物はサインをするために、せっかく取り掛かっていた仕事がいったん中断してしまうからです。

いったん、途切れた集中を取り戻すのに、それなりに時間がかかってしまいます。

私の対処法になりますが、送り主の方から「郵送します。」という連絡がありましたら、こちらからは「普通郵便でお願いします!」とお伝えしてます。

ときには、普通郵便だと郵送の記録が残らないからダメだ!と言う相手方もあると思います。

そのときはレターパックライトをおすすめしてます。これでしたら先方は郵送記録を確認できて、こちらはポストに届くだけでサインいらずですので、どちらもハッピーですね。

携帯に何度も電話してくる人

決して悪い人ではないけど、携帯電話に仕事に関する連絡を、時間をおかずに何度も入れてくる人がいます。

このようなケースでは、その相手との連絡手段を徐々にメールにうながしていくのが良いかなと思っています。

とりあえずの対処法としては、受けた電話での会話の最後に「他になにかありますか?これから用事で出られないことがありますので。」と言って、なるべく1回の電話で済むように雰囲気づくりをすることができます。

できれば、日頃の連絡手段をメール中心に移行していくのがいいです。

こちらからの連絡をメールばかりにしてみると、先方のお返事もメールで来る確率が高くなるはずです。

すぐに回答が欲しいという理由で、電話をかけてくる人もいると思いますが、メールの返信がまあまあ早ければ、それほど先方は気にしないと思います。

いつも急ぎでお願いしてくる人

こちらから対応期間を設定(提案)してみるのが良いかもですね。

対処法としては、「○日後の対応になりますが良いでしょうか?」と聞いておくのがおすすめです。

もちろん中には、本当に急ぎでお願いされる場合もあると思いますので、そのときは迅速にいいお仕事をしてみましょう。

本当にお急ぎの場合に素早く対応すると、感謝していただけることも多く、今後のお仕事にもつながってきます。
これはケースバイケースですね。

話の長い人

この場合は、こちらから話をガンガン整理してあげるのです。

お話が長い人は、その人の身に起こったできごとを最初から最後まで話して、さらに自分の意見やグチみたいなものも乗っけてお話ししていることが多いです。

私の場合、こんなときはお話を聞きながら要点をガンガン整理していくことにしています。

何が問題になっているか早めに整理すると、解決の糸口もわりとすぐに見つかることが多いと感じています。

しかも相手からは喜ばれるうえに、お話を聞く時間も短くすみますので、まずは試してみましょうね。

一方、単に話を聞いて欲しい人や、同じことを何度もループしてお話しする方には、「申しわけないのですが、急ぎの業務中なので・・・」と言って、後であらためてのお電話をお願いする方法もありです。

そして、このあとどうなるかと言えば、意外と二度目の電話はかかってこないです(私の経験)。

自分が自分の時間を奪っているかも

作業をはじめた後は、パソコンのお掃除をしない。スマホやニュースも見ないことです。

勉強中にやたら部屋のお掃除をしたくなるのを防ぐのと同じです。

作業中はパソコンに入っているファイル整理などの「お掃除」とかしないようにしてます。
Twitter(ツイッター)などのSNSもしない。YouTubeも見ない。スマホは消音モードにしてカバンに入れてしまうか、いっそのこと電源を切ってしまうのもグッドな対策です。

パソコンで使用する検索サイトはシンプルで余分な情報がないGoogleにしましょう。

Yahoo(ヤフー)はどうしても画面の真ん中に表示されるニュースが目に入ってしまいますので。私がYahooを使うのは、何か情報が欲しいときだけ使ってます。

外部からの連絡を断つ時間を持ってみる

ときには、電話がかかってきても出ない、メールチェックを後回しにする勇気を持ってみましょう。

いつもそうだとアレなんですが、取りかかった作業をさっさと終わらせるために、電話に出ない勇気を持ったらいいです。

メールチェックもとりあえず放置で、業務に没頭する時間があってもいいと思います。パソコンのデスクトップのメール通知もオフにしておきましょう。

いただいたメールへの返信は、仕事が一段落ついたところで猛烈に返信すればいいのです。緊急事態以外の用事は全て後回しにするのです。

なんならお昼ご飯も後回しにして、今やっている作業を完成させることに集中するときがあってもいいのです。

自分も他人の時間を大切にしてみる

最後になりますが、自分だけではなく相手方の時間も有限であることを考えてみます。

もちろん、仕事でもなんでも、ものごとを進めていくためには、コミュニケーションは必要ですが、相手方の時間を尊重することは大切ではないかと。

そこで、一つの考え方になりますが、「人にすることは、自分がされたらどう感じるだろうか?」、このことを一瞬でもいいですから考えてから行動するようにすると、相手への思いやりにつながると思っています。

まとめ

いまこの行動をしたら相手方はどう感じるだろうか?

そんなことを頭に思い浮かべてから行動してみると、仕事の質もけっこう変わってくるんじゃないかな、と思ってます。

今回も最後までご覧いただきましてありがとうございました。

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